Case Study: Der erfolgreiche Wechsel eines Handelsunternehmens von Microsoft Dynamics BC zu Odoo

Hintergrund

Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit 45 Mitarbeitern war seit Jahren Nutzer von Microsoft Dynamics Business Central (BC). Das Unternehmen, spezialisiert auf den internationalen Groß- und Einzelhandel, nutzte BC für Buchhaltung, Warenwirtschaft und einfache CRM-Funktionen. Mit der steigenden Komplexität der Geschäftsprozesse und dem Wunsch nach einer moderneren, flexibleren ERP-Lösung kamen jedoch zunehmend Probleme und Frustrationen auf.

Herausforderungen mit Dynamics Business Central

• Hohe laufende Kosten
  • Die Lizenz- und Wartungskosten von Dynamics BC stiegen kontinuierlich, insbesondere durch notwendige Add-ons und Updates.
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• Begrenzte Funktionalität des Standardsystems
  • Viele notwendige Funktionen, wie ein optimiertes Lagerverwaltungssystem und erweiterte CRM-Funktionen, waren nur durch teure Drittanbieter-Add-ons verfügbar.
• • Die Anpassung an spezifische Geschäftsanforderungen war komplex und teuer.
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• Langsame Systemgeschwindigkeit
  • Besonders bei hohem Datenverkehr oder komplexen Abfragen kam es zu erheblichen Ladezeiten, die die Effizienz der Mitarbeiter beeinträchtigten.
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• Fehlende Flexibilität
  • Zusätzliche Funktionen mussten aufwendig programmiert oder über Drittanbieter teuer eingekauft werden.
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• Steigende Komplexität gesetzlicher Anforderungen
  • Die gesetzlichen Anforderungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), ZM und Intrastat-Berichte konnten nur mit zusätzlichen Add-ons erfüllt werden, was weitere Kosten verursachte.

Die Entscheidung für Odoo

Nach eingehender Marktanalyse und Vergleich mehrerer ERP-Systeme entschied sich das Unternehmen für einen Wechsel zu Odoo. Die Hauptgründe:

Mit der Einführung von Odoo konnte das Unternehmen erhebliche Kostenersparnisse erzielen: Im Vergleich zu Dynamics BC reduzierten sich die Lizenz- und Wartungskosten um mehr als 60 %. Gleichzeitig überzeugte Odoo durch seinen umfassenden Funktionsumfang im Standard. Bereits ohne Erweiterungen standen alle benötigten Anwendungen zur Verfügung – von einem vollständig integrierten Lager- und CRM-System über leistungsfähige Reporting-Tools bis hin zu automatisierten Prozessen. Zusätzliche Funktionen ließen sich bei Bedarf schnell und kostengünstig über den Odoo App Store ergänzen.

Darüber hinaus zeigte sich Odoo als äußerst flexibel. Individuelle Anpassungen konnten direkt in Python umgesetzt werden – deutlich effizienter und wirtschaftlicher als bei Dynamics BC. Auch in Bezug auf die gesetzlichen Anforderungen bot Odoo einen klaren Vorteil: UVA, ZM und Intrastat wurden ohne zusätzliche Add-ons vollständig abgedeckt.

Nicht zuletzt überzeugte das System durch eine deutlich verbesserte Geschwindigkeit. Die schnellere Verarbeitung von Daten führte zu einer spürbaren Steigerung der Arbeitsgeschwindigkeit und Produktivität der Mitarbeiter.

Implementierung

Die Migration wurde in drei Phasen durchgeführt: Datenmigration, Schulung und Anforderungen.

Die Datenmigration verlief vollkommen reibungslos: Sämtliche Informationen aus Dynamics BC, einschließlich Finanzdaten, Lagerbeständen und Kundeninformationen, wurden nahtlos in Odoo übernommen. Damit war ein kontinuierlicher Übergang ohne Datenverluste gewährleistet.

Parallel dazu erfolgte die Schulung der Mitarbeiter. Innerhalb weniger Wochen waren alle Anwender mit dem neuen System vertraut. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche von Odoo erreichte das Unternehmen eine schnelle und breite Akzeptanz im Team.

Auch individuelle Anforderungen konnten problemlos umgesetzt werden. Kleinere Anpassungen wurden entweder direkt über den Odoo App Store integriert oder bei Bedarf flexibel mit Python entwickelt. Dadurch blieb das System schlank, gleichzeitig aber exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

Ergebnisse

Durch die Einführung von Odoo konnte das Unternehmen erhebliche Vorteile erzielen. Besonders deutlich zeigt sich dies bei den Kosten, die von jährlich 80.000 EUR auf 35.000 EUR reduziert wurden – eine Einsparung von 56 %. Gleichzeitig wurden durch die Nutzung der Standardmodule zahlreiche zuvor benötigte Add-ons überflüssig, darunter Lösungen für Lagerverwaltung, CRM und Buchhaltung.

Auch in puncto Flexibilität erwies sich Odoo als stark: Neue Funktionen, wie beispielsweise ein spezieller Import für Lieferantendaten, konnten unkompliziert und kostengünstig über den Odoo App Store integriert werden. Zudem profitierten die Mitarbeiter von einer spürbar höheren Geschwindigkeit – Datenverarbeitung und Berichterstellung liefen bis zu 40 % schneller, was die Effizienz im Arbeitsalltag deutlich steigerte.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Rechtskonformität: Odoo erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, darunter UVA, ZM und Intrastat, ohne zusätzlichen Aufwand. Neben den messbaren Erfolgen stieg auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die gestiegene Systemgeschwindigkeit fanden großen Anklang. Auch der Geschäftsführer zeigte sich überzeugt und hob besonders die Flexibilität und Skalierbarkeit hervor, die dem Unternehmen Spielraum für weiteres Wachstum geben.

Fazit

Der Wechsel von Microsoft Dynamics BC zu Odoo erwies sich für das Handelsunternehmen als strategisch und finanziell kluge Entscheidung. Odoo bietet eine moderne, flexible und kosteneffiziente ERP-Lösung, die die Bedürfnisse des Unternehmens besser erfüllt und gleichzeitig die laufenden Kosten halbiert.

„Odoo hat unsere Erwartungen übertroffen. Die Flexibilität, die Geschwindigkeit und die enorme Kostenersparnis machen dieses System zur perfekten Lösung für unser Unternehmen.“ - Geschäftsführer

- Geschäftsführer​

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