Case Study:  Odoo mit ACIS – Eine Komplettlösung für ein modernes Sanitärunternehmen

Hintergrund

Ein mittelständisches Sanitärunternehmen mit 30 Mitarbeitern suchte eine moderne, vollständig integrierte ERP-Lösung, um alle Geschäftsprozesse effizient und zentralisiert zu verwalten. Das Unternehmen hatte zuvor mit einer Kombination aus veralteter Branchensoftware, Insellösungen und manuellem Datenmanagement gearbeitet. Dies führte zu hohen Kosten, fehlender Transparenz und ineffizienten Abläufen.

Mit Odoo, ergänzt durch die Branchenerweiterung von ACIS, konnte das Unternehmen alle branchenspezifischen Anforderungen abdecken und seine Geschäftsprozesse auf eine neue Ebene bringen.

Herausforderungen vor der Umstellung

• Komplexität und mangelnde Integration:
  • Verschiedene Softwarelösungen für Leistungsverzeichnisse, Webshop, Dokumentenmanagement und Großhändlerkommunikation verursachten doppelte Arbeit und manuelle Datenübertragungen.
• Fehlende Branchenstandards:
  • Die vorherige Lösung unterstützte keine standardisierten Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A2063 und B2063.
• Großhändleranbindungen:
  • Keine direkte Anbindung an wichtige Großhändler und EDI-Kommunikation.
  • Probleme beim Austausch von Produktkatalogen und Bestelldaten.
• Fehlender Webshop:
  • Kunden erwarteten zunehmend eine Online-Bestellmöglichkeit, die bisher nicht angeboten wurde.
• Verteilte Daten:
  • Daten waren in verschiedenen Systemen und Dateien gespeichert, was die Effizienz beeinträchtigte und die Transparenz reduzierte.

Die Entscheidung für Odoo mit ACIS

Das Unternehmen entschied sich für Odoo als zentrale Basisplattform, die durch die ACIS-Branchenerweiterung optimal an die Anforderungen der Sanitärbranche angepasst wurde. Ausschlaggebend für diese Wahl war vor allem die direkte Unterstützung von Leistungsverzeichnissen nach ÖNORM A2063 und B2063, wodurch Ausschreibungen und Projekte effizient abgebildet werden können. Ebenso überzeugte die Möglichkeit, über das Punch-Out-Verfahren und die EDI-Kommunikation eine nahtlose Anbindung an alle relevanten Großhändler wie die GC-Gruppe, SHT oder ÖAG sicherzustellen.

Darüber hinaus ermöglicht der automatische Import von Datanorm-Katalogen eine laufende Aktualisierung von Produkt- und Preisdaten. Mit Odoo konnte zudem erstmals ein vollständig integrierter Webshop umgesetzt werden, der sich direkt in die übrigen Geschäftsprozesse einfügt. Abgerundet wird das System durch eine zentrale Datenverwaltung, in der sämtliche Mandanten, Geschäftsvorgänge und das Dokumentenmanagement in einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt sind.

Implementierung

Die Implementierung von Odoo mit der ACIS-Branchenerweiterung erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst wurde eine umfassende Analyse der bestehenden Systeme und Prozesse durchgeführt, um die spezifischen Anforderungen für Leistungsverzeichnisse, Großhändleranbindungen, EDI und den Webshop zu definieren. Darauf folgte die Migration und Integration, bei der sämtliche relevanten Daten – wie Produkt- und Kundendaten – aus den Altsystemen übernommen und die branchenspezifischen Funktionen über die ACIS-Erweiterung eingerichtet wurden.

Anschließend erhielten alle Abteilungen gezielte Schulungen zur Nutzung der neuen Plattform, begleitet von einer intensiven Testphase, die insbesondere die reibungslose Kommunikation mit Großhändlern sowie die Funktionsfähigkeit des Webshops sicherstellte. Der Go-Live erfolgte schließlich stufenweise: Zuerst wurden Buchhaltung und Lagerverwaltung auf das neue System umgestellt, bevor auch die EDI-Anbindungen und der Webshop erfolgreich in Betrieb genommen wurden.

Ergebnisse

Durch die Einführung von Odoo in Kombination mit der ACIS-Branchenerweiterung konnte das Unternehmen deutliche Verbesserungen erzielen. So lassen sich Leistungsverzeichnisse gemäß ÖNORM A2063 und B2063 nun direkt im System erstellen und verwalten. Gleichzeitig wurde die Kommunikation mit allen wichtigen Großhändlern durch die Nutzung des Punch-Out-Verfahrens und der UGL-EDI-Schnittstelle vollständig digitalisiert, wodurch Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen effizient und ohne Medienbrüche abgewickelt werden. Auch der automatische Import von Datanorm-Katalogen sorgt dafür, dass Produkt- und Preisdaten stets aktuell verfügbar sind. Ein weiterer Meilenstein war die Einführung eines modernen, nahtlos in Lager und Buchhaltung integrierten Webshops, über den Kunden erstmals online bestellen und ihren Bestellstatus in Echtzeit nachverfolgen können.

Darüber hinaus bietet Odoo eine zentrale Daten- und Prozessverwaltung, die sämtliche Mandanten, Geschäftsvorgänge und das Dokumentenmanagement in einem System zusammenführt. Dies erhöhte nicht nur die Transparenz und verbesserte die Entscheidungsgrundlagen im gesamten Unternehmen, sondern führte auch zu einer spürbaren Effizienzsteigerung. Zusätzlich konnten durch die Konsolidierung der Systeme und den Wegfall externer Softwarelösungen die IT-Kosten um 35 % reduziert werden. Nicht zuletzt steigerte die schnellere Auftragsabwicklung sowohl durch den Webshop als auch durch die optimierte Großhändlerkommunikation die Kundenzufriedenheit erheblich.

Wichtige Funktionen von Odoo + ACIS für das Unternehmen

• Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM:
  • Direkte Unterstützung von A2063 und B2063 für Ausschreibungen und Projektabwicklung.
• Punch-Out-Verfahren:
  • Direkte Verbindung zu Großhändlern, um Produktdaten und Preise in Echtzeit abzurufen und Bestellungen aufzugeben.
• UGL EDI-Kommunikation:
  • Automatischer Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mit Großhändlern.
• Datanorm-Import:
  • Automatische Aktualisierung von Katalogen und Preisen ohne manuelle Eingriffe.
• Webshop:
  • Vollständig integrierter Online-Shop mit Anbindung an Lager, Buchhaltung und CRM.
• Dokumentenmanagement:
  • Digitale Archivierung und Verwaltung aller Dokumente direkt im ERP-System.

Fazit

Mit Odoo und der ACIS-Erweiterung konnte das Sanitärunternehmen alle Geschäftsprozesse digitalisieren und integrieren. Vom Leistungsverzeichnis bis zum Webshop bietet die Lösung eine moderne, skalierbare und kosteneffiziente Plattform, die perfekt auf die Anforderungen der Branche abgestimmt ist.

„ Odoo in Kombination mit der ACIS-Branchenerweiterung hat unser Unternehmen auf ein neues Niveau gehoben. Die Integration aller Systeme in eine Plattform spart uns nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht auch eine deutlich effizientere Zusammenarbeit mit Großhändlern und Kunden.“

- Geschäftsführer (Kundenzitat)​

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