Odoo für ein KMU-Handelsunternehmen mit Dropshipping und europaweitem Online-Verkauf

Hintergrund

Ein kleines Handelsunternehmen mit 6 Mitarbeitern suchte nach einer umfassenden ERP-Lösung, um seine Geschäftsprozesse zu optimieren. Das Unternehmen betreibt einen Webshop mit europaweitem Vertrieb und nutzt Dropshipping, um Bestellungen direkt von Lieferanten an Kunden zu versenden. Zudem wurden Buchhaltungsaufgaben manuell durchgeführt, was zeitaufwendig war und das Wachstum bremste.

Herausforderungen vor der Einführung von Odoo

• Komplexe Bestellabwicklung:
  • Dropshipping-Aufträge wurden manuell zwischen Lieferanten und Kunden koordiniert, was zu Fehlern und Verzögerungen führte.
• Unzureichende Integration:
  • Der Webshop war nicht mit anderen Systemen wie der Buchhaltung oder dem Lagerbestand verknüpft.
  • Kundeninformationen mussten mehrfach eingegeben werden.
• Manuelle Buchhaltung:
  • Die Buchhaltung war ein separater Prozess, was die Verfolgung von Zahlungen und die Steuerberechnung für Online-Umsätze in Europa erschwerte.
• Skalierungsprobleme:
  • Mit dem Wachstum des Unternehmens wurden die bestehenden Systeme unübersichtlich und ineffizient.

Die Entscheidung für Odoo

Nach einer  Marktanalyse fiel die Entscheidung des Unternehmens auf Odoo, da es eine umfassend integrierte Lösung für Webshop, Dropshipping und Buchhaltung darstellt. Besonders überzeugend war die nahtlose Verknüpfung aller Geschäftsprozesse – von der Bestellung über die Buchhaltung bis hin zum Kundenmanagement –, wodurch Abläufe deutlich effizienter gestaltet werden können. Auch die speziell für Dropshipping optimierten Funktionen, die eine automatisierte Lieferung direkt vom Lieferanten zum Kunden ermöglichen, spielten eine wichtige Rolle.

Hinzu kommt das im Vergleich zu anderen ERP-Systemen sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis, das spürbare Kostenersparnisse verspricht. Abgerundet wird das Gesamtpaket durch die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit des modularen Systems, das jederzeit an neue Anforderungen angepasst und mit dem Wachstum des Unternehmens erweitert werden kann.

Implementierung

Die Einführung von Odoo erfolgte schrittweise, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Zunächst wurden die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert und eine sorgfältige Planung durchgeführt, um eine optimale Konfiguration des Systems sicherzustellen. Anschließend wurde der bestehende Webshop nahtlos in Odoo integriert, sodass Bestellungen automatisch in das ERP-System übertragen werden.

Im nächsten Schritt richtete das Unternehmen automatisierte Workflows für Dropshipping ein, die Bestellungen direkt an Lieferanten weiterleiten und den Versand koordinieren. Auch die Buchhaltung wurde erfolgreich eingebunden, inklusive automatischer Steuerberechnung für Online-Umsätze in ganz Europa, etwa über das EU-OSS-Verfahren für die Mehrwertsteuer. Abschließend erhielten die Mitarbeiter umfassende Schulungen, damit sie die neuen Abläufe verstehen und effizient mit den eingeführten Prozessen arbeiten können.

Ergebnisse nach der Einführung von Odoo

Nach der Einführung von Odoo konnte das Unternehmen deutliche Verbesserungen in seinen Abläufen erzielen. Die Bestellabwicklung wurde erheblich effizienter, da Dropshipping-Bestellungen nun automatisch verarbeitet werden und sich die Lieferzeiten dadurch um rund 30 % verkürzt haben. Gleichzeitig wurden Fehler durch manuelle Datenübertragungen nahezu vollständig eliminiert.

Durch die vollständige Integration von Webshop, Buchhaltung und Lagerbestand steht nun eine Echtzeit-Übersicht über Bestellungen und Zahlungen zur Verfügung, während Kundeninformationen nur einmal erfasst werden müssen. Auch die Buchhaltung profitiert von der Automatisierung: Rechnungen werden automatisch erstellt, Zahlungen direkt zugeordnet und Steuerberechnungen für alle europäischen Länder zuverlässig durchgeführt, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

Insgesamt spart das Unternehmen dadurch täglich zwei bis drei Stunden manueller Arbeit. Zudem ist es dank der modularen Struktur von Odoo optimal für zukünftiges Wachstum vorbereitet, etwa durch die einfache Anbindung neuer Vertriebskanäle oder Märkte.

Key Features von Odoo für das Unternehmen

• Dropshipping:
  • Automatische Weiterleitung von Bestellungen an Lieferanten.
  • Echtzeit-Tracking von Lieferungen.
• Webshop-Integration:
  • Verknüpfung von Bestellungen mit Lagerbestand, Buchhaltung und Kundenmanagement.
• Buchhaltung:
  • Automatische Steuerberechnung für EU-Umsätze.
  • Integration von Zahlungsdienstleistern wie PayPal und Stripe.
• Reporting und Dashboards:
  • Echtzeit-Dashboards für Verkäufe, Einnahmen und Lagerbestände.
  • Analysen zur Optimierung der Geschäftsstrategie.

Fazit

Dank Odoo konnte das KMU-Handelsunternehmen seine Prozesse vereinfachen, Fehler minimieren und die Effizienz steigern. Die umfassende Integration aller Geschäftsbereiche sorgt für eine reibungslose Abwicklung, während das Unternehmen seine ERP-Kosten im Vergleich zu anderen Lösungen erheblich reduzieren konnte.

„ Mit Odoo haben wir nicht nur unsere Prozesse optimiert, sondern auch die Grundlage für unser weiteres Wachstum geschaffen. Dropshipping, Buchhaltung und Webshop arbeiten jetzt Hand in Hand – und wir sparen jeden Tag wertvolle Zeit! “

- Geschäftsführer (Kundenzitat)​

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