Odoo für Gemeinden ERP für Gemeinden und kommunale Betriebe
Haushalt nach VRV 2015 bleibt in deiner Gemeindesoftware. Odoo übernimmt, was heute in Excel und auf Zetteln läuft: Bauhof, Fuhrpark, Wartung, Hallenvermietung, Veranstaltungen und Bürgeranliegen.
- Bauhof-Aufträge am Handy mit Foto und Zeit
- Säle, Turnhallen und Geräte online buchbar
- Ergänzt k5 oder GeOrg, statt sie zu ersetzen
- Über 30 Jahre ERP-Erfahrung
- Projekte in Österreich und Deutschland
- Persönlich aus Linz
Kennst du das aus Bauhof und Gemeindeamt?
Haushalt, Abgaben und Meldewesen deckt deine Gemeindesoftware ab. Rund um Bauhof, Gebäude, Veranstaltungen und Bürgeranfragen landet vieles trotzdem in Excel, Outlook und auf Zetteln.
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Winterdienst und Kontrollen sind lückenhaft dokumentiert
Jeder Einsatz wird am Handy als Auftrag erledigt: mit Zeit, Fotos und Notizen. Im Haftungsfall weißt du, wer wann wo geräumt oder kontrolliert hat.
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Saal- und Hallenbuchungen laufen über Telefon und Kalender
Räume und Geräte sind als Ressourcen hinterlegt. Vereine buchen online, Doppelbelegungen fallen weg und die Rechnung entsteht direkt aus der Buchung.
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Service, Pickerl und Prüftermine gehen unter
Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen bekommen wiederkehrende Wartungen in Odoo. Fällige Termine stehen im Kalender – vom Kommunaltraktor bis zur Pumpe im Wasserwerk.
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Bürgeranliegen versanden zwischen Mail und Telefon
Meldungen kommen per Webformular oder Mail in den Helpdesk. Jede hat einen Verantwortlichen und einen Status und geht bei Bedarf als Einsatz an den Bauhof.
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Bauhof-Stunden lassen sich kaum Kostenstellen zuordnen
Zeiten und Material buchst du direkt auf Auftrag und Kostenstelle, angelehnt an deine VRV-Ansätze. Die Auswertung geht per Export an die Finanzbuchhaltung.
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Alle fünf Punkte löst Odoo in einem System.
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Vom Bürgeranliegen bis zur Kostenstelle
So läuft eine typische Meldung in Odoo – etwa eine kaputte Straßenlaterne oder ein beschädigtes Spielgerät.
Meldung geht ein
Eine Bürgerin meldet den Schaden über das Webformular, per Mail oder am Telefon.
Ticket im Helpdesk
Das Amt setzt Priorität und Zuständigkeit. Die Meldende bekommt eine Bestätigung.
Einsatz für Bauhof
Aus dem Ticket entsteht ein Einsatz mit Ort, Fotos und Termin im Bauhof-Plan.
Erledigung vor Ort
Am Handy werden Zeit, Material und Fotos erfasst und der Einsatz abgeschlossen.
Rückmeldung
Das Amt schließt das Ticket, die Bürgerin bekommt eine Info per Mail.
Kosten & Export
Stunden und Material liegen auf der Kostenstelle und gehen per Export zur Buchhaltung.
Der Bauhof-Einsatz am Handy
So sieht ein Einsatz in der Odoo-App aus, wenn deine Leute draußen unterwegs sind: Auftrag, Zeit, Fotos und Material auf einen Blick. Alle Werte sind Beispiele. Tippe auf die Punkte im Beispiel.
Auftrag aus dem Plan
Der Einsatz kommt aus der wiederkehrenden Kontrollplanung oder aus einem Bürgerticket. Gerät, Ort und Termin sind schon hinterlegt.
Zeit auf Kostenstelle
Deine Leute starten den Timer am Handy. Stunden und Fahrzeug landen auf dem Auftrag und der passenden Kostenstelle.
Nachweis mit Fotos
Fotos und Mängel werden direkt am Einsatz gespeichert. Das unterstützt die Spielplatz-Dokumentation nach ÖNORM EN 1176 und hilft im Haftungsfall.
Material vom Lager
Verbrauchtes Material wird vom Bauhof-Lager abgebucht. So stimmt der Bestand und du siehst früh, was nachbestellt werden muss.
Funktionen im Überblick
Sechs Bereiche, eine Datenbank. Wähle einen Bereich aus.
Aufträge planen, erledigen, nachweisen
Field Service und Projekte bilden die Arbeit des Bauhofs ab – von der Grünpflege bis zum Winterdienst.
- Wiederkehrende Aufträge für Kontrollen, Mäharbeiten und Streudienst
- Einsatzplanung nach Team, Termin und Gebiet
- Arbeitsberichte mit Fotos und Unterschrift am Handy
- Stunden und Material direkt auf Kostenstellen buchen
Fahrzeuge, Geräte und Anlagen im Griff
Fuhrpark und Wartung verwalten Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen wie Pumpen, Hydranten oder Spielgeräte.
- Fahrzeugakte mit Verträgen, Kilometerstand und Servicekosten
- Vorbeugende Wartung in festen Intervallen
- Störmeldungen mit Priorität und Zuständigkeit
- Inventar mit Standort, Seriennummer und Wartungshistorie
Säle, Turnhallen und Geräte vermieten
Mit Termine und Vermietung buchen Vereine und Bürger Räume oder Geräte online – ohne Doppelbelegung.
- Räume als Ressourcen mit Kapazität und Buchungszeiten
- Online-Buchung direkt über die Gemeinde-Website
- Verleih von Geräten wie Festgarnituren mit Ausgabe und Rückgabe
- Eigene Tarife je Nutzergruppe, Rechnung direkt aus der Buchung
Veranstaltungen planen und Tickets verkaufen
Für Kulturzentren, Feste und Kurse: Anmeldung, Tickets und Einlass laufen über Odoo Events.
- Anmeldung und Tickets über die Website
- Einlasskontrolle per Barcode am Eingang
- Teilnehmerlisten und Erinnerungen per Mail
- Einladungen und Newsletter mit E-Mail-Marketing
Anliegen strukturiert bearbeiten
Der Helpdesk sammelt Meldungen aus Website, Mail und Telefon an einem Ort. Nichts geht mehr verloren.
- Meldeformular auf der Website, etwa für Schäden im Ort
- Zuständigkeit, Frist und Status je Anliegen
- Weitergabe an den Bauhof als Einsatz
- Auswertung, welche Anliegen wie lange dauern
Dokumente, Zeiten und Rechnungen digital
Ablage, Zeiterfassung und e-Rechnung – mit sauberer Übergabe an deine Gemeindesoftware.
- Dokumente mit Ordnern, Zugriffsrechten und digitaler Signatur
- Anwesenheit und Stunden für Bauhof, Reinigung und Hallenwarte
- e-Rechnung an den Bund über Peppol (BIS Billing 3.0)
- Export an die Finanzbuchhaltung, abgestimmt mit deinem Softwareanbieter
Ergänzung zur Gemeindesoftware, kein Ersatz
- Haushalt nach VRV 2015, Abgaben und Meldewesen bleiben in k5, GeOrg oder deiner Lösung.
- Odoo übernimmt Bauhof, Fuhrpark, Wartung, Räume, Veranstaltungen und Bürgeranliegen.
- Kostenstellen in Odoo lehnst du an deine VRV-Ansätze an – das erleichtert die Übergabe.
- Buchungsdaten gehen per Export oder Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung der Gemeinde.
ACIS-Zusatzmodule für Gemeinden
Eigene Module von ACIS ergänzen den Odoo-Standard dort, wo dein Betrieb mehr braucht. Diese passen besonders gut:
Lass uns deinen Bauhof anschauen
In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Abläufe Odoo übernehmen kann und wie die Übergabe an deine Gemeindesoftware aussieht. Ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Häufige Fragen
Nein, und das empfehlen wir auch nicht. Voranschlag und Rechnungsabschluss nach VRV 2015, Abgaben und Meldewesen bleiben in deiner Gemeindesoftware wie k5 oder GeOrg. Odoo ergänzt sie dort, wo heute Excel und Papier regieren: Bauhof, Fuhrpark, Wartung, Räume, Veranstaltungen und Bürgeranliegen. Die Daten übergeben wir per Export oder Schnittstelle.
Odoo läuft in der Odoo-Cloud mit Region Europa oder auf einem eigenen Server. Laut Odoo liegen Cloud-Backups auch in Kanada – das sollte dein Datenschutzbeauftragter wissen. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und richten Zugriffsrechte nach Rollen ein. Für die Vergabe bekommst du ein Angebot mit klarem Leistungsumfang nach Bundesvergabegesetz.
Ja, oft sogar besser. Ausgegliederte Gesellschaften führen meist nach UGB Buch und brauchen keinen VRV-Haushalt. Dort kann Odoo auch Buchhaltung, Vermietung, Ticketing und Rechnungen übernehmen. Mit ACIS BMD oder ACIS RZL gehen die Buchungen an deinen Steuerberater.